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1.
Iniciando Excel
o
1.1 Partes de un libro y de la hoja de trabajo
o
1.2 Nombrar y guardar el libro. Renombrar la hoja de trabajo
2.
Ingreso de Datos
o
2.1 ¿Qué puede ir en una celda?
o
2.2 Creación y uso de Fórmulas
o
2.3 Uso de Funciones
3.
Formato de la hoja
4.
Agregar otra hoja al libro de trabajo
o
4.1 Más sobre funciones
5.
Graficar resultados
6.
Impresión
7.
Convertir el libro a formato Web
8.
Práctica de Excel
Microsoft (MS) Excel 97 es un
programa que maneja una hoja electrónica de calculo, diseñada
para ser usada en computadoras que tengan el sistema operativo
Windows (Versión 3.1 o más). Parecida a otras hojas de
cálculo, Excel es una buena opción para grabar, calcular,
analizar y graficar datos. Excel contiene numerosas fórmulas
construidas y estilos de formateo que se pueden aplicar a los
trabajos. Se pueden crear también fórmulas y formatear el
trabajo de acuerdo a las necesidades particulares.
Este tutorial te ayudará a
aprender más acerca de muchas herramientas de Excel. Las
instrucciones y ejemplos son dados para tareas comunes que pueden
ser hechas en Excel. Varios ejercicios son incluidos para
ayudarte en la práctica de Excel. Los tópicos que tu
aprenderás incluyen:
Excel esta disponible como parte
del paquete de software Office97. Hay varias formas de cargar la
aplicación Excel, y depende de la computadora que se este
usando. Por lo general, el icono de Excel aparece como parte del
submenú Programas del menú Inicio. El menú Inicio
puede ser mostrado haciendo clic en el botón Inicio de la
barra de tareas. La barra de tareas por lo general
esta situada en el fondo del escritorio (o pantalla).
Si tu computadora forma parte o
esta en una red, el icono de Excel podría estar también como un
acceso rápido en el escritorio o en algún manejador de red,
como Novell Application Launcher.
Una vez que hayas localizado el
icono, ya sea en el menú de Inicio o como un acceso
rápido, haz clic con el botón principal (botón izquierdo por
lo general) en el icono y la aplicación de Excel será
"Cargada" (o empieza a ser ejecutada).
El siguiente ejercicio muestra una
forma rápida para abrir la aplicación del menú Inicio:
Ejercicio: Cargar Excel del
Menú Inicio
1.
Ejecuta Windows 95. 2.
Haz clic con el botón principal del ratón (clic
izquierdo) en el botón Inicio de la Barra de
Tareas. 3.
Mueve el apuntador sobre Programas hasta que la
selección Programas quede seleccionada. 4.
Ahora, mueve el apuntador encima del submenú y
posiciónalo encima del icono Excel hasta que este
resaltado. 5.
Haz clic con el botón principal en el icono de Excel.
|
Cuando tu cargas Excel, una ventana
se abre, con una aparente hoja de trabajo en blanco, llamada hoja
de trabajo. Hay varias hojas en cada libro. En este momento
puedes empezar a introducir datos en la nueva hoja, o tu puedes
recuperar (cargar) un archivo de Excel que haya sido previamente
creado y guardado.
Para abrir un archivo previamente
guardado, haz clic con el botón principal del ratón en la
opción Archivo del menú horizontal, entonces selecciona Abrir
en el menú hacia abajo de archivo, o haz clic en el icono
carpeta de la barra de tareas. Cuando el cuadro de diálogo haya
aparecido, haz clic en el disco correcto y en la carpeta en donde
esta localizado (se puede seleccionar haciendo clic en el botón
que esta a la derecha en forma de triángulo hacia abajo del
cuadro Buscar en). Cuando lo hayas encontrado haz clic en Abrir.
El libro es una colección de
datos, tabulaciones y gráficas para un proyecto específico. El
libro consiste de un determinado número de hojas donde se pueden
clasificar los datos. Por lo general, se agrupan lógicamente los
datos en hojas separadas.
Por ejemplo, si sé esta creando el
presupuesto de una escuela para el año próximo, el libro de
trabajo podría llamarse presupac.xls. (Excel
automáticamente agrega la extensión). xls a los archivos con
formato Excel. Se puede nombrar cada hoja en el libro dependiendo
de lo que represente en el presupuesto. Se verá como nombrar y
guardar el libro de trabajo más tarde.
Es importante que te familiarices con la presentación de
Excel, para que puedas aprovechar mejor las características que
tiene.
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Hoja activa |
La hoja
activa se mostrará en blanco, y la pestaña (o título)
en la parte inferior se mostrará en negritas. |
Celda activa |
La celda
activa es el lugar en tu hoja donde tu ingresas
información; esta resaltada con un borde negro, y su
dirección se muestra en el cuadro nombre del lado
izquierdo de la barra de tareas. |
Título de
columna |
Las
columnas están etiquetadas con letras desde la A hasta
la IV (255 columnas) |
Título de
renglón |
Los
renglones están etiquetados con números, empezando
desde el 1 hasta el 65536 |
Barra de
fórmulas |
Ubicada
abajo de los iconos de los botones en la parte superior,
la barra de fórmulas es un cuadro que te permite
ingresar o editar datos en una celda. El contenido en la
barra de fórmulas se mostrará como una fórmula, en vez
del resultado de la celda. Fíjate que la barra de
fórmula tiene un signo igual = (modificar fórmula) a la
izquierda del cuadro de ingresar datos |
Barra de
herramientas |
La barra
de herramientas muestra botones en los que puedes hacer
clic para realizar las actividades más frecuentes como
formato, suma, diseño de gráficas y edición. |
Siempre es una buena táctica
guardar tu libro tan pronto como lo hayas abierto y después
introducir datos. Una breve interrupción de la energía
eléctrica puede cancelar todo lo que hayas hecho, si no
guardaste tu trabajo.
Se nombrará el libro de acuerdo a
lo que sé este realizando, con la finalidad de que rápidamente
puedas recordar y localizar el título. Incorporando fechas
usando número en el nombre del archivo puede también ser útil
cuando se trata de decidir el archivo con el que se quiere
trabajar. Por ejemplo:
| Contenido
del archivo |
Nombre
del Libro (nombre del archivo) |
| Presupuesto
para 1998 |
presup98.xls |
| Presupuesto
para 1999 |
presup99.xls |
| Grupos en
el semestre non de 1999 |
grunon99.xls |
El siguiente ejercicio te indicará la forma para nombrar tu
libro:
Ejercicio:
Nombrando y Guardando tu libro
1.
Haz clic en el icono en forma de disco flexible o
localiza Guardar como ... en el menú Archivo.
2.
Usando el menú hacia abajo de Guardar en,
selecciona el drive en donde se quiere guardar el trabajo
(para abrirlo haz clic en el botón que aparece a la
derecha con forma de triángulo hacia abajo). 3.
Haz clic en la carpeta en donde quieres guardar tu libro 4.
Nombra el libro en el campo Nombre de archivo:
5.
Haz clic en el botón Guardar. |
En forma predeterminada, Excel
automáticamente guardará el libro como un archivo de Excel, con
la extensión del archivo.xls Si por alguna razón necesitar
cambiar el tipo de archivo, haz clic en el botón derecho de Guardar
como tipo: en el cuadro de diálogo Guardar como
y selecciona el tipo apropiado de archivo.
Ya que se ha nombrado el libro, se
nombrarán las hojas de tu libro para que sea más fácil
localizar alguna hoja en particular. Es fácil y rápido nombrar
las hojas ya que se identifican con una pestaña en la parte
inferior. El siguiente ejercicio te mostrará como nombrar tu
hoja:
Ejercicio:
Nombrando tu hoja
1.
Haz doble clic en la pestaña que aparece al fondo de la
hoja. 2.
Cuando el texto este seleccionado, teclea el texto que
reemplazará al texto seleccionado con el que hayas
escogido. 3.
Teclea Retorno o haz clic con el ratón.
|
Una celda puede contener valores
numéricos o alfabéticos, los cuales son tecleados directamente
en una celda, representando el valor literal de un número o
caracteres en una celda. Por ejemplo un número constante podría
ser algo como: $43,043 o 18/9/94. Una entrada de caracteres
podría ser el nombre de una persona como: "Juan
Pérez".
Los datos también pueden ser
introducidos como fórmulas (secuencias de referencias a celdas,
nombres, funciones u operadores). Las fórmulas siempre empiezan
con el signo igual (=). Una posible fórmula puede ser de la
forma: =suma(j3:j43), en donde se le indica a Excel que
sume los datos encontrados desde la celda j3 hasta la j43.
Aprenderemos más de fórmulas y como construirlas más adelante.
Ya que se ha creado una hoja nueva
de trabajo, se puede iniciar a introducir datos en las celdas.
En este libro de trabajo que tu
creastes, se hará un caso ficticio del presupuesto de una
escuela. La primera hoja reflejará los ingresos y los egresos;
la segunda hoja reflejará una caída de los salarios de tiempo
completo (TC) y medio tiempo (MT). Este tipo de proyecto por si
mismo tiende a tener varias hojas en el libro.
Ejercicio:
Ingresando Datos
1.
En la celda A1, coloca Hoja de Trabajo para el
Presupuesto. (Si cometes algún error, haz clic
en el botón deshacer de la barra de tareas.) Presiona
"Retorno" para ir a la siguiente línea. 2.
Muévete a la celda A2 y pon Ingresos. 3.
Muévete a la celda A3 y coloca Fondos del Estado;
continuando hacia abajo en la Columna A, pon las
siguientes categorías: Celda
A4, Retornos 4.
Ve a la celda B3 e ingresa 500000 (no
pongas ninguna coma o signo de $, se formatearán más
tarde). 5.
En la celda B4 ingresa 150200 continuando
hacia abajo en la columna B, coloca las siguientes
cantidades: Celda
B5, 25000 en aportaciones de estudiantes 6.
Ve a la celda B9 y entra 400200 continuando
hacia abajo en la columna B ingresa las siguientes
cantidades: Celda B10, 100000 en
salarios TC y MT No
ingreses datos en el Total de Gastos o
en Reembolsos; se creará una fórmula
que le permita a Excel calcularlo en la sección Usando
Formulas. También no te preocupes por la situación
de que los datos se pasen a la siguiente columna. Se
agrandarán las columnas cuando se aplique formato a la
página. |
Una de las características de una
hoja de cálculo es la habilidad para manipular datos en donde se
tenga que sumar, restar, dividir o multiplicar valores. Para
hacer lo anterior, se necesita que hagas o apliques una fórmula
dentro de la celda, la cual podrá parecer como la siguiente: =((A4+A5)*(B6-B4)).
Se usan los siguientes símbolos u operadores:
= |
Se
usa para iniciar el ingreso de una fórmula en vez de un
valor. |
: |
Indica
que se quiere aplicar a una fórmula o a una función un
rango de celdas, B4:B10 (más de
funciones en la sección de Usando Funciones ). |
| |
Operadores
Aritméticos |
() |
Los
paréntesis son usados para encerrar una fórmula, por
ejemplo: =(A4+A5) o bien, alguna otra
parte de la fórmula. Por otro lado son usados para
forzar que una parte de una fórmula se evalúe primero
(Modificación de prioridad). Los paréntesis pueden
estar anidados el número de veces que sea necesario.
Cuando no se usan paréntesis, Excel evaluara la función
de acuerdo al orden lógico o la prioridad de las
operaciones y de izquierda a derecha. |
+ |
Indica
que se quiere sumar el valor que contenga la celda a la
que hace referencia la fórmula, por ejemplo, =(A4+A5+A6).
También se pueden sumar constantes, por ejemplo, =(4+5+6) |
- |
Indica
que se quiere sustraer el valor que contenga la celda de
acuerdo a la fórmula, por ejemplo, =(A7-A5-A2)
o =(A10-A8). |
* |
Indica
que se quiere multiplicar los valores de dos celdas en la
fórmula, por ejemplo, =(A2*B2). |
/ |
Indica
que se quiere hacer una división de los valores que
están en las celdas de la fórmula, v.g. =(A2/B2). |
% |
Indica
que se calcule el porcentaje y debe ir después de un
valor, v.g. =100*20%. |
^ |
Función
exponencial para calcular la potencia de un número, v.g.
=(A2^B2). |
| |
Operadores
de Comparación. Compara dos valores y produce el
valor lógico VERDADERO o FALSO |
| = |
Igual
a |
| > |
Mayor
que |
| < |
Menor
que |
| >= |
Mayor
que o igual a |
| <= |
Menor
que o igual a |
| <> |
Diferente
|
| |
Operador
de texto |
| & |
Conecta,
o concatena, dos valores de texto para producir un valor
de texto continuo. |
| |
|
Ejercicio:
Creando una fórmula de suma
1.
Selecciona la celda B7. 2.
Haz clic en el botón = (modificar
fórmula) en la barra de fórmulas. 3.
En el campo fórmula, escribe lo siguiente(b2+b3+b4).
4.
Y presiona Retorno para terminar. El total será
650200 y se deberá mostrar en la celda. |
Otras fórmulas matemáticas más
complejas están también disponibles a través del botón
función en la barra de tareas, o en la barra de estado aparece
el resultado de alguna función al seleccionar un rango (para
seleccionar otra función hacer clic con el botón secundario en
la barra de tareas, no olvidando tener seleccionado un rango).
Si tu quieres copiar una fórmula a
otra celda en donde se usará más tarde, selecciona la celda y
haz clic en el botón copiar (en forma de dos hojas). Mueve el
apuntador del ratón y seleccionar el lugar donde quieres hacer
que la copia de la fórmula aparezca, y después haz clic en el
botón pegar (el cual tiene forma de portapapeles). Se puede
también tener acceso a los comandos de cortar, copiar o pegar
haciendo clic en Edición de la barra de menús,
o haciendo clic con el botón secundario (o derecho) en algún
lugar de las celdas seleccionadas. Al menú que se muestra al
hacer clic con el botón secundario se le conoce como contextual.
Si se combinan varios operadores en una sola fórmula, Excel
realiza las operaciones en el orden que se muestra en la tabla
siguiente:
Operador |
Descripción |
| - |
Negación |
| % |
Porcentaje |
| ^ |
Función
exponencial |
| * / |
Multiplicación
y división |
| + - |
Suma y resta |
| & |
Unión de
texto |
| = < >
<= >= <> |
Comparación |
Las funciones son fórmulas
comúnmente usadas que están construidas dentro del programa de
la hoja de cálculo. Las funciones regresan valores que se
muestran en la hoja de trabajo. Se deberá proporcionar a la
función la correcta información (se denominan argumentos) para
hacer los cálculos. En Excel, no es difícil, ya que el programa
te sugerirá los valores apropiados.
Para ver las funciones que están
construidas en Excel, haz clic en el símbolo 
en la barra de
tareas en la parte superior. Las funciones están listadas en
categorías las cuales son: financieras, estadísticas,
matemáticas, de texto, entre otras. La función de sumatoria es
frecuentemente usada, por lo que tiene su propio botón en la
barra de tareas. 
El siguiente ejercicio te da
oportunidad de usar la función autosuma:
Ejercicio:
suma de la información en la hoja de trabajo
1.
Haz a la celda B7 como la activa y haz clic en el botón
autosuma que esta en la barra de herramientas estándar. En la
celda B7, observarás que Excel puso una fórmula. Esta
deberá ser =SUMA(B3:B6). Los dos puntos indican que sé
esta realizando una operación con un rango de celdas, en
este caso se encuentran en una sola columna y varios
renglones. Para que
le indiques a Excel que estas de acuerdo y por lo tanto
de terminar de introducir la fórmula, haz clic en el
botón introducir (tiene forma de palomita) de la barra
de fórmulas, o presiona la tecla RETORNO. Si hubieras
querido cancelar el ingreso de la fórmula, ¿qué botón
hubieras presionado? _______________ Después de haber
introducido la fórmula Excel deberá mostrar el total
678,200. Si tu
quisieras introducir otro rango de celdas diferente del
que sugiere Excel, puedes teclear directamente la
dirección en la fórmula. Se pueden también sumar
celdas que no sean contiguas manteniendo presionada la
tecla CTRL y haciendo clic en la celda que no es
contigua, o seleccionando un rango de celdas. Lo
equivalente en caso de que se haga únicamente con el
teclado es usar punto y coma. V.g. =SUMA(B3:B6,C7,
D13). 2.
Para totalizar lo correspondiente a Gastos, selecciona la
celda B16, y aplica entonces la función suma, tal como
se hizo en la celda B7. El total será 678,200. 3.
Para el total que será colocado en la celda B17,
nosotros queremos sustraer de los ingresos los gastos. En
este ejemplo, no tenemos saldos que regresar a la
Federación. Nosotros hemos gastado exactamente lo que
hemos recibido como parte del subsidio. Muévete a la
celda B17 e ingresa la fórmula =b7-b16
La fórmula anterior se puede teclear tal como se
muestra, o bien usando las teclas de movimiento después
de introducir el signo igual o el signo menos. Como los
ingresos son iguales a los gastos, entonces en ésa celda
se coloca un "0". |
A las celdas de la hoja de trabajo
se le puede ir aplicando formato conforme se van ingresando
datos, o bien después de haber terminado de ingresar todos los
datos y las fórmulas. Para el formato se puede seleccionar un
renglón o una columna, y posteriormente colocarles signos de
"$", o especificar cuantos decimales se quieren en
algún número. Se pueden también aplicar filtros a tus datos,
permitiéndote ver solamente una parte específica de la hoja de
trabajo.
En Excel, se puede aplicar la
herramienta "Autoformato" para toda la hoja o bien para
una parte, en donde se pueden escoger diferentes modelos para las
necesidades que se tengan.
El AutoFormato te
permite seleccionar un modelo o estilo de formatos prediseñados.
Los tipos de formatos comprenden desde el simple hasta con
efectos tridimensionales. El siguiente ejercicio se puede usar
para seleccionar un estilo de autoformato a tu trabajo:
Ejercicio:
Aplicando un estilo de autoformato a tu trabajo
1.
Haz clic en la opción Formato de la
barra de menús. 2.
Haz clic en AutoFormato. 3.
En el cuadro de autoformato escoge el estilo que te guste
en Formato de tablas 4.
Haz clic en Aceptar. 5.
Antes de que te sigas moviendo, haz clic en el botón
"Deshacer" |
En ocasiones es necesario que se
apliquen las opciones de formato a toda o a una parte de la hoja
sin usar la opción "Autoformato", ya sea porque no
esta el que se quiere, o se modifica alguno que se haya aplicado
con autoformato.
Cuando se requieren más columnas
ó renglones para poner más información en una hoja de trabajo,
Excel lo hace de una manera fácil:
Ejercicio:
Insertar una columna o un renglón
1.
En tu hoja de trabajo, coloca el apuntador del ratón en
el título de la cabecera B y haz clic. Observa como toda
la columna queda seleccionada. 2.
Haz clic en Insertar de la barra de
menús. 3.
Selecciona Columnas. Una nueva columna
"B" será insertada, y la vieja columna
"B" ahora será la "C". 4.
Ahora ve al título del renglón 15 y haz clic. El
renglón entero deberá estar seleccionado 5.
Haz clic con el botón secundario (derecho) y selecciona Insertar.
Un nuevo renglón 15 será insertado, y el viejo renglón
15 ahora será el 16. Se puede insertar más de una columna o renglón a la
vez, simplemente deberás seleccionar más de una columna
o renglón usando la operación de arrastre con el
ratón. |
Ahora que tenemos un renglón y una
columna en blanco en nuestra hoja de práctica, se requiere
agregar algunos datos adicionales.
Ejercicio: Copiando una
fórmula en las celdas de un renglón o de una columna
1.
En tu hoja de trabajo, ingresa "Mensual" en la
celda B2 (sin comillas). 2.
Selecciona la celda B3 y teclea la fórmula =C3/12.
Tu deberás obtener el valor 41666.67. 3.
Copia la fórmula de la celda B3 a las celdas B4, B5, B6
y B7. 4.
Para hacer lo anterior, selecciona la celda B3. 5.
Haz clic con el botón secundario y selecciona Copiar,
o selecciona de la barra de menús la opción Edición
y entonces Copiar, o haz clic en el
botón copiar 6.
Después ve a la celda B4, y manteniendo presionado el
botón principal selecciona hasta la celda B7. 7.
Haz clic con el botón secundario y selecciona Pegar
(o selecciona de la barra de menús la opción Edición
y entonces Pegar, o clic en el botón
pegar 8.
Vuelve a pegar la fórmula anterior de la celda B9 a la
B18 (seleccionar el rango y después haz clic con el
botón secundario y luego selecciona Pegar.)
9.
Ahora revisa la fórmula en cada celda de la columna
"B" seleccionándola y ve la fórmula en la
barra de fórmulas. Observa que las referencias a las
celdas van cambiando conforme te mueves hacia abajo de la
columna. Las referencias a las celdas que han cambiado
cuando las copiastes a sus nuevas localidades se
denominan referencias relativas. En
muchos casos este comportamiento se desea, y hace fácil
la introducción de fórmulas en grandes cantidades de
datos, sin la necesidad de estar tecleando la fórmula
correspondiente en cada celda. Posteriormente, se
revisará cuando y como usar una referencia absoluta,
esto es, una fórmula que no cambia cuando es copiada a
una nueva celda 10.
Agrega ahora datos al nuevo renglón. En la celda A15,
teclea Teléfono de larga distancia 11.
Ve a la celda C15 y teclea 5000. Como se
copió una fórmula a la celda B15, deberás observar un
nuevo valor en esa celda, que representa el gasto mensual
de larga distancia del teléfono. 12.
Ahora, edita el contenido de la celda "Fondos del
Estado". Selecciona la celda C3. El número 500000
aparece en la barra de fórmulas. Haz clic en el signo "="
que aparece a la izquierda. El cursor de texto estará en
forma intermitente y se mostrará a la derecha del
número 500000 en la barra de fórmula. Teclea "+
5000" (sin las comillas) y presiona Retorno. Esto
agregará 5000 a la cantidad existente en la celda. La
cantidad deberá ser ahora 505000. |
Para borrar un renglón o una
columna, mueve el apuntador del ratón encima del título del
renglón o de la columna y haz clic para seleccionar. Después
haz clic con el botón secundario y seleccionar Eliminar.
Se puede también seleccionar Eliminar del menú
Edición de la barra de menús.
Supongamos que se tiene un título
"Sombrilla" que incluye varios artículos abajo de
esta, y se quiere centrar el título respecto a varias celdas. A
la operación de juntar varias celdas en una sola se le denomina
"combinar celdas". El siguiente ejercicio muestra como
hacerlo:
Ejercicio: Centrando un
título sobre varias celdas
1.
Mueve el cursor a la celda que contiene el título y
selecciona las celdas adyacentes. En tu hoja de
práctica, muévete a la celda A1 y selecciona desde
ésta hasta la celda C1. (Se juntarán las celdas A1-C1 y
el contenido de A1 se centrará en las celdas
fusionadas). 2.
Haz clic en el botón Combinar y centrar
de la barra de tareas estándar. 3.
Haz clic con el botón secundario y luego clic en Formato
de Celdas ... , entonces selecciona la ficha Alineación
y marca la casilla de verificación de Combinar
Celdas bajo el grupo Control del Texto
y en el cuadro de opción Horizontal
escoge la opción Centrar y después haz
clic en el botón Aceptar. |
Es fácil aplicar
el estilo de negrita, itálica o subrayado al texto o los
números en las celdas. Simplemente selecciona la celda o las
celdas, y entonces haz clic en los botones Negrita,
Cursiva, o Subrayado
en la barra de tareas estándar.
Estas opciones de formato pueden también accesarse a través del
menú contextual haciendo clic con el botón secundario, después
de haber seleccionado las celdas, o bien, haciendo clic en Formato
de la barra de menús, y luego en Celdas ....
Ejercicio:
Formato del Texto
1.
Selecciona la celda A1 y haz clic en el botón Negrita
de la barra de herramientas. 2.
Ve a la celda C2 y teclea "Anual" (sin las
comillas). 3.
Selecciona las celdas A2, B2, C2, A8 y A18. Para hacerlo
selecciona la 1ª y luego manteniendo presionada la tecla
Ctrl selecciona las otras teclas. Haz
clic en el botón Negrita. 4.
Ve al renglón 2 y selecciónalo haciendo clic en el
título del renglón. Haz clic con el botón secundario y
selecciona Insertar. Repite la
operación de agregar un renglón para el 9 y el 20. |
Se puede configurar como se quiere que aparezcan los datos numéricos en la hoja de cálculo, usando diferentes opciones de formato. Se puede escoger si se muestra la coma, el signo de pesos o si las cantidades negativas se muestran con signos o encerradas por paréntesis, o cuantos lugares decimales son mostrados. También se puede aplicar formato a la fecha y la hora. El siguiente ejercicio muestra la aplicación de formato de celdas que contienen números. Se agregarán comas a las celdas que contiene números y el signo de pesos a las que contienen totales. Se podría poner el signo de $ a todo el renglón, pero a veces hace difícil su lectura.
Ejercicio: Aplicando Comas,
Puntos Decimales y Signo de Pesos
1.
Dale formato con comas (miles) desde la celda B4 hasta la
C19. Primero selecciónalas y después haz clic en el
botón millares 2.
Para ajustar el número de lugares decimales, selecciona
las celdas que quieras cambiar, y entonces haz clic en el
botón Aumentar decimales o el botón disminuir
decimales 3.
Selecciona las celdas B8, C8, B19, C19, B21, y C21
manteniendo presionada la tecla Ctrl
conforme vas haciendo clic en las otras. Ve a la barra de
herramientas de Formato y selecciona la herramienta Estilo
moneda |
No todas las opciones para formato
de texto o números aparecen en la barra de herramientas de
formato. Para poder accesar todas las opciones de formato,
selecciona las celdas que quieras formatear, y entonces haz clic
con el botón secundario y selecciona Formato de Celdas
... . Un cuadro de diálogo con las fichas Número,
Alineación, Fuente, Bordes, Trama y Proteger se mostrarán. Haz
clic en la ficha apropiada para mostrar las opciones de formato
apropiadas.
En ocasiones
cuando se le da formato a las celdas que contienen números,
algunas de las celdas muestran ##### dentro de
ellas. Lo anterior obedece a que la celda no tiene el ancho
suficiente para poder mostrar el resultado. Solución.-
incrementa el ancho de la celda. La forma más fácil para
ajustar el ancho de una celda es mover el cursor al título de la
columna y colocarlo en el borde de dos columnas. El apuntador se
verá de la siguiente forma 
al colocarlo entre las
columnas E y F. Estando el cursor de la forma descrita arrastra
hacia la izquierda para decrementar el ancho o a la derecha para
incrementar el ancho de la columna. Se puede hacer el ajuste
haciendo también doble clic, o bien, con el menú contextual
(clic con el botón secundario) seleccionar la opción ancho de
columna. Otra forma para ajusta el ancho de una columna es usar
la opción Autoajustar. Para ajustar de manera automática una
columna al ancho de cualquier celda en la columna, selecciona la
columna a ajustar, entonces haz clic en la opción Formato
de la barra de menú. Selecciona Columna, y
entonces Autoajustar.
En ocasiones es necesario apartar algunos datos de otros en una hoja de trabajo. Por ejemplo, se querrá ver cierta tendencia en una lista de datos. En tales casos, se necesitará distinguir los datos haciendo un filtrado del contenido en la hoja de datos. Realiza el siguiente ejercicio para separar los datos de una hoja:
Ejercicio:
Filtrando Datos
1.
Selecciona la celda A3 2.
Haz clic en la opción Datos de la barra
de menús. 3.
Selecciona Filtro = AutoFiltro. 4.
Observarás botones de menús desplegables en la parte
superior de las columnas de datos que hayas seleccionado.
Los menús desplegables reflejan todos los datos en cada
celda de la columna. 5.
Para ver algún tipo de dato, selecciona del menú algún
elemento. 6.
Una vez que hayas seleccionado algún elemento, todos los
otros datos estarán temporalmente ocultos de la vista
hasta que tu selecciones (Todas) nuevamente. 7.
Para deseleccionar la opción del Filtro, haz clic en Datos
-> Filtro -> Autofiltro |
Uno de los usos de las hojas de cálculo son para crear escenarios "que tal sí". Estos escenarios son creados cambiando una o más formulas o datos en la hoja. La hoja automáticamente actualizará todas las celdas que contengan datos resultantes de una fórmula que haya sido modificada. Veamos un ejemplo:
Demostración:
Efectos de cambios en la hoja de datos
1.
Selecciona la celda C4 (cantidad anual por Fondos del
Estado) y cambia el dato a 710000. 2.
Selecciona la celda C11 (cantidad anual por Salarios por
horas) y cámbialo a 500700. 3.
Nota los cambios en el renglón Reembolsos,
así como también en Ingresos y Gastos.
|
¡No olvides guardar tu trabajo!
Se revisará lo que se ha visto
previamente, y se introducirán algunos conceptos nuevos. Se
creará una hoja relacionada llamada Salarios 94-95 que
contendrá información acerca de los salarios de tiempo completo
y medio tiempo para el año 94-95. Se incluirán nombres, meses
del año y los salarios correspondientes.
Ve a la segunda hoja del libro
haciendo clic en la etiqueta de la hoja en la parte inferior de
la pantalla. Haz doble clic nuevamente en la etiqueta y teclea el
nombre de la hoja (Salarios 94-95). Si no existe una etiqueta
para una hoja nueva, haz clic en Insertar de la barra de
menús y luego en Hoja de Cálculo.
Celda |
Contenido |
A1: |
Salarios MT y
TC 1994-95 |
A2: |
Nombre |
B2: |
Apellido |
C2: |
Enero |
En vez de teclear el resto de los meses en las celdas D2-N2,
Excel puede hacer el resto por nosotros.
| 1.
Selecciona la celda C2. 2.
Observa que hay un pequeño cuadro en la esquina inferior
derecha de la celda. Mueve el apuntador del ratón encima
de éste cuadro hasta que cambie a una pequeña cruz
negra. 3.
Manteniendo presionado el botón principal arrastra hasta
la celda N2. Observa que conforme vas arrastrando Excel
coloca a la izquierda los valores que va ingresará en
cada celda. 4.
Excel ha "llenado" las celdas D2-N2 con el
resto de los meses del año. |
Finalizando
el ingreso de las cabeceras
| Celda
O2: |
Totales del
Año |
Celda A12: |
Total de
Salario |
| Si cometes
algún error en la celda, hay al menos 4 formas para
corregirlo: 1.
Si tu quieres reingresar los datos, selecciona la celda y
empieza a teclear. El nuevo dato reemplazará el
existente. 2.
Si quieres hacer pequeños cambios sin sobreescribir todo
el dato, selecciona la celda a corregir, y entonces haz
clic en la barra de fórmulas para editar la
información. 3.
Una segunda forma de editar sin reescribir es colocar el
cursor en la celda donde quieres hacer el cambio, y hacer
doble clic. El punto de inserción aparecerá donde tu
coloques el cursor, y cualquier dato que tu ingreses se
insertará. 4.
Otra forma para editar sin sobreescribir, es seleccionar
la celda a corregir, y entonces presionar la tecla F2.
Podrás editar la celda sin tener que ir a la barra de
fórmulas. Parece ser la forma más fácil para editar
una celda presionar la tecla F2. |
Agrega estilo de negritas a las
celdas A1, A2 - O2, y la celda A12.
Ajusta el ancho de las celdas para
que la información quepa en las celdas correctamente.
Ingresa los siguientes nombres y
salarios en tu hoja de cálculo. Recuerda, no agregar comas,
signos de pesos o totales lo haremos con las herramientas de
Excel.
| Nombre
|
Apellido
|
Ene
|
Feb
|
Mar
|
Abr
|
May
|
Jun
|
Jul
|
Ago
|
Sep
|
Oct
|
Nov
|
Dic
|
| Hugo |
Castillo |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
1300 |
1300 |
1300 |
1300 |
1300 |
| Claudia |
González |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
| Francisco |
Hernández |
900 |
900 |
900 |
900 |
900 |
900 |
650 |
1050 |
1050 |
1050 |
1050 |
1050 |
| María |
Luna |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1000 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
| Jaime |
Martínez |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1400 |
1400 |
1400 |
1400 |
| Juan |
Pérez |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
850 |
1100 |
1100 |
1100 |
1100 |
| Miguel |
Ramírez |
900 |
900 |
900 |
900 |
900 |
900 |
900 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
| Josefina |
Rico |
900 |
900 |
900 |
900 |
900 |
850 |
600 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
1200 |
Selecciona todas las celdas que
contengan datos numéricos. Formatealas para que se muestren en
formato millares y con dos lugares decimales.
Suma los totales
para cada persona. ¿Cómo?
1.
Selecciona la celda O3 y luego haz clic en el botón
Autosuma 2.
Podrías repetir lo anterior para las celdas O4-O10, pero
en vez de esto, copiaremos la fórmula que acabamos de
ingresar. Asegúrate que la celda O3 este seleccionada.
Ahora, mueve el cursor a la pequeña caja en la esquina
inferior derecha de la celda hasta que un + aparezca.
Manteniendo presionado el botón primario del ratón
arrastra hasta la celda O10. 3.
La fórmula que esta en O3 ha sido copiada a las otras
celdas. Observa que Excel ha alterado la fórmula
ligeramente en cada celda para que corresponda al
renglón en el que estas. Por ejemplo, en el renglón 4
esta se convierte en =SUMA(C4:N4) y así sucesivamente. |
Ahora suma los totales para
cada mes.
1.
Selecciona la celda C12 y luego haz clic en el botón
Autosuma. Tu deberás observar la fórmula =SUMA(C3:C11).
Observa que Excel ha incluido el renglón en blanco en la
suma. Haz clic en el botón Introducir en la barra de
fórmulas o presiona Retorno. 2.
Ahora copia la fórmula de C12 a D12-N12. Observa que el
total en O12 es para todo el año entero de tiempo
completo. |
Dimensiona las columnas en la hoja
lo suficiente para ver todos los datos. Una segunda forma de
hacerlo es seleccionar Formato =>Columnas => Autoajustar
hecha alguna Selección. También observa, que si haces algún
cambio en el salario los totales son automáticamente
recalculados.
Guarda tu trabajo
Excel tiene
muchas funciones para el análisis de datos. Estas funciones son
fácilmente accesibles a través del botón Pegar Función en la barra de herramientas
estándar. Se demostrará el uso de funciones en la siguiente
práctica.
Supongamos que se
quiere determinar alguna información estadística acerca de los
salarios de tiempo completo y de medio tiempo. Ingresa lo
siguiente en la hoja de trabajo:
| Celda |
 |
Teclear |
| P2 |
|
Salario
Promedio Individual |
| A14 |
|
Salario
General Promedio |
| A15 |
|
Salario
Máximo |
| A16 |
|
Salario
Mínimo |
| 1.
Selecciona la celda P3. 2.
Haz clic en el botón Pegar Función de la barra de
herramientas estándar. Una caja de diálogo aparecerá,
la cual muestra las categorías de funciones en la parte
izquierda y las funciones de cada categoría en el lado
derecho. 3.
Coloca el apuntador en el cuadro de opciones de lado
izquierdo y selecciona Estadísticas.
Ahora desplaza en el lado derecho para encontrar la
función apropiada. Selecciona PROMEDIO.
Entonces haz clic en Aceptar. 4.
Un segundo cuadro de diálogo o argumentos se
mostrará con los argumentos predeterminados C3:03.
Estos argumentos predefinidos no son exactamente los
correctos, por lo que necesitamos cambiarlos. 5.
Haz clic en el pequeño botón con una flecha roja 6.
Haz clic en la celda C3, y entonces arrastra a la derecha
hasta la celda N3 para corregir los argumentos en la
entrada de la fórmula. Ellos deberán ahora leerse como
C3:N3. Presiona Retorno (para regresar), y luego haz clic
en Aceptar. 7.
Copia la fórmula de la celda P3 a las celdas (P4:P10).
Esto nos da el salario promedio anual para cada persona. 8.
Para calcular el promedio general salarial, ve a la celda
B14 y selecciónala. 9.
Haz clic en el botón Pegar Función, escoge Estadística
y después PROMEDIO. En esta ocasión
cuando el cuadro de diálogo de argumentos se muestre,
pásate a las hojas y selecciona las celdas C3:N10. Haz
clic en el botón Aceptar. 10.
Selecciona la celda B15. Haz clic en el botón fx.
Escoge Estadística del cuadro Categoría de la Función,
y luego MAX del cuadro Nombre de la Función. Como
queremos el máximo de todos los salarios, selecciona las
celdas C3:N10 y luego haz clic en Aceptar. 11.
Selecciona la celda B16. Haz clic en el botón fx.
Escoge Estadística del cuadro Categoría de la Función,
y luego MIN del cuadro Nombre de la Función. Como se
quiere el mínimo de todos los salarios, selecciona las
celdas C3:N10 y luego Aceptar. |
Excel 97 le permite al usuario bastante flexibilidad para
generar la impresión de hojas de trabajo.
Configuración
de la página.
1.
Haz clic en Archivo = Configurar
Página de la barra de menús. Se mostrará un
cuadro de diálogo con varias fichas, la ficha que se
muestra por lo general es la de "Página".
2.
Selecciona la orientación de la página a imprimir
(Vertical u Horizontal). Para nuestro ejemplo, escoge la
opción "Horizontal". 3.
Se puede cambiar el tamaño de la salida, de tal forma
que se imprima en un determinado número de hojas, o
escoger un tamaño relativo en un cierto porcentaje. Para
imprimir a tamaño completo, usa el valor preseleccionado
de 100%. Para nuestro caso escala la salida a un 85% del
tamaño normal. 4.
Finalmente, escoge el Tamaño del papel que será usado
(por lo general, es el tamaño carta que corresponde a
216 x 279 mm u 8 x 11 pulgadas. 5.
Ahora, ve a la siguiente ficha "Márgenes" y
aplica los márgenes que tu quieras. Para nuestro
ejemplo, marca el margen izquierdo y derecho a 2 cm y el
margen Supero e Inferior a 2.5 cm. Se puede también
indicar si se quiere que la impresión quede centrada en
la página, ya sea horizontalmente o verticalmente. 6.
A continuación, selecciona la ficha "Encabezado y
pie de página" para poner los encabezados y pies de
páginas. Cuando estés viendo la ficha de Encabezado y
pie de página se tiene un panel de prevista para el
encabezado y el pie de página. Abajo de cada panel de
prevista hay un caja para seleccionar de una lista
algunas de las cabeceras y pies de página más comunes.
Haz clic en la flecha hacia abajo de los cuadros
personalizados, o bien, si quieres definir el tuyo de
acuerdo a tus gustos, haz clic en los botones
"Personalizar encabezado ..." y
"Personalizar pie de página" 7.
Por último, señala el área de impresión en la ficha
"Hoja", usando el cuadro "Area de
impresión". Puedes ingresar directamente el rango
de celdas, o bien, puedes hacer clic en el botón
"Contraer Diálogo" que aparece a la derecha
del cuadro para ir a la hoja y seleccionar directamente
en ésta, el rango de impresión. Selecciona las celdas
que tu quieras imprimir. 8.
Excel se encuentra preconfigurado para no imprimir las
"líneas de división". Si las quisieras
mostrar al momento de imprimir en ficha "Hoja",
marca la opción "Líneas de División" del
grupo "Imprimir". Otras opciones dentro de ése
mismo grupo se encuentran disponibles. Recuerda que si
quieres obtener un texto de ayuda para esas opciones, haz
clic en el botón que tiene forma de "?" En la
esquina superior derecha y luego haz clic en la opción
en la cual quieras conocer más. |
En cualquier momento mientras estas
en el proceso de configurar la página, puedes hacer clic en el
botón "Vista Preliminar" para observar como quedará
impreso tu documento. Esta característica hace más fácil
realizar cambios en la impresión, antes de que se mande a la
impresora. Una vez que hallas terminado de configurar tu trabajo
de impresión, lo puedes enviar haciendo clic en el botón Imprimir
... si estas en el cuadro de diálogo "Configurar
Página", o bien, puedes hacer clic en Archivo
de la barra de menús y luego en Imprimir.
También se puede mandar la impresión usando el acceso rápido
del teclado CTRL-P o haciendo clic en el botón
Imprimir de la barra de herramientas estándar.
Se puede permitir a otros ver fácilmente tus hojas de trabajo a través de Internet haciendo la conversión de la hoja de trabajo a un archivo tipo HTML. Excel 97 tiene un asistente para convertir al formato HTML, el cual facilita éste proceso. Usando el asistente, se puede insertar la tabla dentro de un documento HTML, o se puede crear una página nueva en formato HTML.
| 1.
Haz clic en Archivo => Guardar como HTML ...
de la barra de tareas. El siguiente cuadro de diálogo
del "Asistente para el Ayudante de Internet" se
mostrará.
2.
En el cuadro "Rangos y gráficos para
convertir", selecciona la gráfica que se
convertirá, o identifica un rango de celdas que quieras
mostrar. Haz clic en el botón "Siguiente". 3.
En el paso 2 de 4, escoge si se crea un nuevo documento
HTML para mostrar los datos, o se inserta la hoja en
documento HTML existente. Haz clic en
"Siguiente". 4.
La siguiente pantalla te permitirá especificar el
título y el encabezado y dividir en cuadros
horizontalmente o verticalmente insertando una línea.
Seleccionar los elementor que quieras incluir, y luego
haz clic "Siguiente". 5.
A menos que tengas algún requerimiento en especial,
selecciona el código preseleccionado que será usado en
documento HTML (EEUU/Europa occidental). Guarda las
actividades anteriores como un archivo HTML indicando la
trayectoria correcta del documento en donde éstará
localizado. Haz clic en "Terminar". 6.
Ve el documento convertido que esta guardado en la
máquina que estas usando antes de activarlo en el
directorio Web del servidor. Para ver el documento,
puedes usar el "Explorador de Windows" el cual
esta ubicado en Programas dentro del menu inicio de la
barra de tareas. Localiza el documento de acuerdo al
lugar donde lo hayas guardado y haz doble clic. El
navegador predeterminado se cargará y te mostrará el
documento. |
En un libro nuevo que se llamará TRABAJO, a la primer hoja
cámbiale el nombre por datos e introduce los datos de acuerdo a
las instrucciones, comenzando en el renglón 4
Columna |
Texto |
Descripción |
Actividad |
A |
Equipo |
Nombres
de los equipos de fútbol |
Introducir
nombres |
B |
J.J. |
Juegos
Jugados. Número de partidos jugados por equipo |
Introducir
valores |
C |
J.G. |
Juegos
Ganados. Número de partidos ganados por equipo |
Introducir
valores |
D |
J.E. |
Juegos
Empatados. Número de partidos empatados. |
Introducir
valores |
E |
J.P. |
Juegos
Perdidos. # de partidos perdidos |
Introducir
una fórmula J.J.-J.G.-J.E. |
F |
G.F. |
Goles
a Favor, o anotados |
Introducir
valores |
G |
G.C. |
Goles
en Contra o recibidos |
Introducir
valores |
H |
Pts |
Total
de Puntos |
Fórmula
en donde se tenga la suma de por cada juego ganado tres
puntos y por juego empatado un punto. |
I |
Dif. |
Diferencia
de goles |
Fórmula.-
Goles a favor menos goles en Contra. |
J |
% |
Porcentaje
de rendimiento |
Fórmula.-
Puntos obtenidos entre máximo de posibles puntos
obtenidos. |
Los equipos que se deben considerar
son: UAG, Toluca, Tigres, Santos, Pumas, Puebla. Pachuca Neza,
Necaxa, Morelia, Monterrey, León, Chivas, Cruz Azul, Celaya,
Atlas, Atlante y América
Ordenar la tabla por total de
puntos.
Para la primera fila (la cual
contiene las cabeceras de la estadística), aplicar bordes
exteriores con línea gruesa, bordes interiores con línea
sencilla, fondo gris y fuente Arial Black Negrita de 12 puntos.
El alto de la fila de 30 puntos.
Para el resto de las filas, aplicar
bordes interiores y exteriores sencillos, fuente Arial de 12
puntos y alto de fila de 14 puntos.
La primera columna debe tener un
ancho de 15 y el resto de las columnas un ancho de 11.
En la columna de Diferencia de
Goles, aplicar un formato condicional, si el valor es negativo,
se debe invertir el fondo, es decir, texto en blanco y fondo
negro y si el valor es positivo deberá llevar fondo blanco y
texto negro (normal).
Al final de la tabla, agregar la
siguientes información:
A24 |
Mayor
puntuación |
C24 |
Fórmula.-
El valor mayor en la columna Puntos. |
A25 |
Más
Goles a Favor |
C25 |
Fórmula.-
El valor mayor en la columna G.F. |
A26 |
Menos
Goles en contra |
C26 |
Fórmula.-
El valor menor en la columna G.C. |
A27 |
Promedio
de Puntos: |
C27 |
Fórmula.-
El promedio en la columna Puntos. |
A28 |
Mejor
rendimiento |
C28 |
Fórmula.-
El máximo de la columna porcentaje. |
A29 |
Peor
rendimiento |
C29 |
Fórmula.-
El mínimo de la columna porcentaje. |
Para la tabla anterior combinar y
centrar la celda donde esta el texto y la celda adjunta a la
derecha (por ejemplo; A24 y B24). Agregar bordes doble en el
contorno y sencillo en el interior de las celdas. Cambiar el
nombre de la hoja por "Estadística".
En otra hoja del libro, se crearán
2 gráficos. Esta hoja se llamará "Gráficos". Crea un
gráfico de barras en 3 dimensiones, con los nombres de los
equipos y los puntos obtenidos, este gráfico debe ser del
tamaño de una página. Ajusta el tamaño y la posición para que
ocupe la primera página del documento. El titulo del gráfico
debe ser "Torneo de Verano", el título del eje
categorías X debe ser "Equipos" y el título del eje
de valores Z debe ser "Puntos".
Crea otro gráfico debajo del que
acabas de insertar, de tipo Circular Seccionado con efecto de
3-D. Los nombres de los equipos se deben incluir en la leyenda y
los valores deben ser los goles a favor. Este gráfico debe ser
del tamaño de la página, por lo que estará situado en la
página 2. El título de este gráfico debe ser "Goles a
Favor".
Cualquier sugerencia o inquietud escribeme a webmaster@lapascalina99.8m.com
en la barra de tareas estándar
para cancelar el autoformato que acabas de aplicar. Éste
botón es muy útil y lo puedes usar en cualquier momento
para deshacer alguna acción. 
de la barra estándar de
herramientas. 
de la barra estándar de
herramientas). 
O 
de la barra de
tareas. Cuando se aplica este estilo, Excel supone que se
desea un formato tipo Contabilidad y muestra el número
con dos decimales. 
hasta que la celda se
muestre como quieres. Pon en esta hoja de trabajo el
número de decimales a 2 en caso de que no estén. 
.
localizada en la
parte derecha de la entrada de la celda. Esto causará
que la hoja de cálculo se muestre. 
